ปัจจุบันนี้หลายคนมักไม่ให้ความสำคัญเกี่ยวกับเอกสาร ประกาศงาน เพราะมีแนวความคิดที่ว่าเอกสารเหล่านั้นถ้าไม่ครบก็ไม่มีผลต่อการตัดสินใจของผู้คัดเลือก หากตนเองมีความรู้ความสามารถที่เพียงพอตามที่ทางองค์กรได้กำหนดเอาไว้ แต่ใครจะรู้บ้างว่าหากคุณต้องการให้ได้งานหรือต้องการให้โปรไฟล์ของคุณสมบูรณ์แบบ สิ่งสำคัญคือเอกสารแสดงตัวตนเพื่อใช้ยืนยันข้อมูลของคุณ อีกทั้งยังช่วยให้ฝ่าย HR สามารถประเมินผลและมีโอกาสคัดเลือกคุณได้เร็วขึ้นอีกด้วย
นอกจากเอกสารที่ใช้สำหรับยื่นเพื่อแสดงเป็นหลักฐาน ให้แก่องค์กรที่ตนเองได้สมัครงานเข้าไปแล้วนั้น อีกสิ่งหนึ่งที่ขาดไม่ได้เลยก็คือใบสมัครงานหรือเรซูเม่ เอกสารที่บอกบรรยายถึงประวัติและคุณสมบัติของคุณอย่างละเอียดและชัดเจน โดยปกติแล้วการสร้างโปรไฟล์ในการสมัครงานก็ไม่ได้มีรูปแบบที่ตายตัว ส่วนใหญ่แล้วก็ขึ้นอยู่กับรูปแบบเฉพาะของผู้สมัครงานแต่ละคน ที่จะทำการออกแบบจัดเรียงตามความต้องการอย่างเหมาะสม ซึ่งโดยปกติแล้วใบสมัครงานหรือเรซูเม่ควรจะมีการอัพเดตข้อมูลใหม่ๆ อยู่เสมอ และที่สำคัญข้อมูลด้านในควรจะมีความสอดคล้องกับตำแหน่งงานที่ตนเองกำลังสมัครงานอยู่ ณ ขณะนั้นด้วย นั่นหมายความว่าหากคุณต้องการให้เรซูเม่ของคุณเป็นไปทิศทางที่องค์กรกำหนด คุณก็ควรจะวางรูปแบบข้อความหรือใส่รายละเอียดด้านในของตนเอง ให้มีความน่าสนใจมากพอและมีความเกี่ยวเนื่องกับตำแหน่งงานนั้น เพื่อเป็นแรงจูงใจให้ฝ่าย HR ของแต่ละองค์กร เพื่อเปิดดูใบสมัครงานของคุณแล้วเกิดความสนใจ หรืออ่านแล้วรู้สึกว่าคุณมีความเหมาะสมกับตำแหน่งงานนั้น คุณก็จะมีโอกาสถูกเรียกเข้าไปสัมภาษณ์งานในขั้นตอนต่อไปได้
การเตรียมความพร้อมของเอกสารการสมัครงาน มีดังนี้
- เอกสารส่วนตัว ภาพรวมหมายถึงเอกสารทั้งหมดที่บอกบอกความเป็นตัวคุณ เพื่อใช้แสดงเป็นหลักฐานให้ผู้คัดเลือกได้รู้ว่าสิ่งที่คุณได้แจ้งให้พวกเค้าไปก่อนหน้านี้นั้นเป็นความจริงและสามารถพิสูจน์ได้ โดยทั่วไปแล้วเอกสารในส่วนนี้จะถูกยื่นให้กับทุกๆ องค์กรที่คุณทำการสมัครงาน ดังนั้นถ้าหากคุณไม่อยากพลาดโอกาสควรที่จะทำการสำเนาเอกสารเหล่านั้นทิ้งเอาไว้ก็ได้ เพื่อลดปัญหาในการเตรียมความพร้อม หรือหาร้านถ่ายเอกสารไม่ได้
1.1 เรซูเม่ สำหรับในส่วนนี้จะเป็นในส่วนของใบสมัครงานหรือเรซูเม่ ที่ใช้สำหรับยื่นสมัครงานแต่ละองค์กร ข้อมูลด้านในนั้นส่วนใหญ่แล้วจะเป็นข้อมูลส่วนตัวของผู้สมัครงาน ไม่ว่าจะเป็นประวัติส่วนตัว ประวัติการศึกษา รวมถึงประสบการณ์ในการทำงานที่ผ่านมา และความรู้ความสามารถพิเศษที่นอกเหนือจากข้อมูลอื่นๆ เพื่อใช้แสดงให้ผู้คัดเลือกได้มองเห็นว่าคุณมีความสามารถอยู่เหนือกว่าคู่แข่งในการสมัครงานคนอื่นๆ
1.2 รูปถ่าย แน่นอนว่ารูปถ่ายของคุณมีความจำเป็นสำหรับใช้ในการพิจารณาสมัครงาน เพราะมันเป็นโอกาสที่ผู้คัดเลือกจะได้มองเห็นใบหน้าและลักษณ์บุคลิกของคุณเบื้องต้น ก่อนทำการตัดสินใจเข้าสู่กระบวนการต่อไป สำหรับในส่วนนี้จะเป็นรูปถ่ายของคุณในส่วนเฉพาะด้านบน ลักษณะหน้าตรงโดยปกติแล้วองค์กรส่วนใหญ่จะใช้ภาพถ่ายขนาด 1 นิ้ง หรือ 2 นิ้ว ซึ่งเป็นขนาดมาตรฐานที่หลายๆ องค์กรใช้กัน
1.3 สำเนาบัตรประชาชน เป็นเอกสารที่มีความสำคัญเป็นอย่างมาก และมีความจำเป็นที่ใช้แสดงตัวตนของคุณว่าคุณเป็นคนไทยจริง ส่วนใหญ่แล้วจำเป็นที่จะต้องยื่นให้กับทุกองค์กรที่คุณไปสมัครงาน ผู้สมัครงานควรเตรียมเอกสารพร้อมทั้งถ่ายสำเนาทิ้งเอาไว้ เพื่อป้องกันความผิดพลาดหรือปัญหาที่ไม่พร้อมในอนาคต
1.4 สำเนาทะเบียนบ้าน เป็นเอกสารที่มีความสำคัญเช่นกัน ร่วมถึงนำไปใช้บ่อยในการสมัครงาน สำหรับตัวสำเนาที่ใช้ยื่นให้กับองค์กรนั้น การถ่ายสำเนาควรถ่ายหน้าที่มีชื่อของผู้สมัครงาน เพื่อใช้ยืนยันที่อยู่ ภูมิลำเนาของผู้สมัครงาน
1.5 สำเนาใบรับรองวุฒิการศึกษา เป็นเอกสารที่แสดงให้ผู้คัดเลือกได้ทราบว่าคุณได้สำเร็จการศึกษาจากสถาบันใดมา รวมถึงวุฒิทางการศึกษาสูงสุดของคุณ เพื่อใช้ประกอบในการพิจารณาคัดเลือกผู้สมัครงาน โดยในเอกสารนี้จะบ่งบอกคุณรายละเอียดวิชาที่คุณเรียนรวมถึงคะแนนผลการศึกษาด้วยว่าคุณอยู่ในเกณฑ์อะไร เพื่อใช้ยืนยันความรู้ความสามารถของคุณ
- เอกสารอื่นๆ (ถ้ามี)
2.1 หนังสือรับรองการผ่านงาน สำหรับเอกสารส่วนนี้ถือเป็นเอกสารที่มีความสำคัญหากว่าผู้สมัครงาน สามารถนำมายื่นให้ผู้คัดเลือกได้ เพราะมันเป็นการแสดงให้ทางผู้คัดเลือกได้เห็นว่า คุณได้มีประสบการณ์ในการทำงานนั้นจริง และที่สำคัญสามารถยืนยันตัวตนในการทำงานร่วมกับองค์กรที่ได้แจ้งไปแล้วด้วยจริง
2.2 วุฒิบัตรหรือประกาศนียบัตรหลักสูตรเพิ่มเติม สำหรับในส่วนนี้จะเป็นเอกสารเพิ่มเติม สำหรับใช้ยื่นให้ผู้ประกอบการได้ทราบว่า คุณได้ผ่านการเรียนหรือฝึกอบรมเพิ่มเติมมา ซึ่งการฝึกอบรมเหล่านั้นอาจจะมีประโยชน์หรือสามารถนำความรู้ความสามารถเหล่านั้นมาประยุกต์ใช้กับระบบการทำงานขององค์กรได้ พร้อมทั้งช่วยให้คุณสมบัติของคุณมีความโดดเด่นและแตกต่างจากผู้สมัครงานคนอื่นๆ อีกด้วย
2.3 หลักฐานรับรองการพ้นภาระทางทหาร (ถ้ามี) เอกสารประเภทนี้ส่วนใหญ่แล้วผู้ยื่นจะเป็นเพศชาย เพื่อใช้ยืนยันให้ผู้คัดเลือกทราบว่า พวกเค้าเหล่านั้นได้ปฏิบัติตามกฏเรียบร้อยแล้ว รวมทั้งได้ผลการคัดเลือกผ่านการเกณฑ์ทหารเป็นที่เรียบร้อย
แน่นอนว่าเอกสารทั้งหมดที่ได้กล่าวมาเบื้องต้นนี้ มีผลต่อการพิจารณารับพนักงานของแต่ละองค์กร เพราะเอกสารเหล่านี้เปรียบเสมือนเป็นการยืนยันเพื่อแสดงตัวตนของผู้สมัครงาน พร้อมทั้งสามารถพิสูจน์ได้ทางด้านความรู้ความสามารถจริง ดังนั้นคนที่กำลังมองหางานหรือกำลังจะมีนัดสัมภาษณ์งาน อย่ามองข้ามความสำคัญของเอกสารเหล่านี้เลยทีเดียว เพราะถ้าคุณไม่รู้จักที่จะเตรียมความพร้อม หรือมองข้ามความสำคัญเหล่านั้น คุณก็อาจจะตกม้าตายหรือโดน HR คัดคุณออกจากการคัดเลือกในครั้งนี้ก็เป็นได้
